E-Rechnung: ein Überblick

Die Digitalisierung verändert vieles – auch die Art und Weise, wie Rechnungen verschickt und empfangen werden. E-Rechnungen sind mittlerweile nicht nur ein Trend, sondern in vielen Bereichen fast schon Pflicht. In diesem Artikel erfährst Du, warum E-Rechnungen so wichtig sind, was es mit den Standards wie XRechnung und ZUGFeRD auf sich hat und wie Du die Umstellung auf E-Rechnungen einfach und stressfrei hinbekommst.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist, wie der Name schon sagt, eine Rechnung, die elektronisch erstellt, verschickt und empfangen wird. Im Gegensatz zu klassischen Papierrechnungen oder PDFs, die Du per E-Mail verschickst, enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten. Diese Daten können von Software automatisch verarbeitet werden, was Dir eine Menge Zeit und Aufwand spart.

Warum sind E-Rechnungen wichtig?

E-Rechnungen haben einige Vorteile, die Du nicht ignorieren solltest:

• Geld sparen: Kein Papier, kein Druck, kein Porto – das spart richtig Geld.
• Zeit gewinnen: E-Rechnungen werden direkt in die Buchhaltungssysteme Deiner Kunden eingespielt und können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
• Gut für die Umwelt: Weniger Papierverbrauch ist gut für die Umwelt und reduziert Deinen ökologischen Fußabdruck.
• Gesetzliche Vorschriften einhalten: In Deutschland gibt es mittlerweile gesetzliche Vorgaben zur Nutzung von E-Rechnungen, besonders im Umgang mit öffentlichen Stellen.

Welche E-Rechnungsstandards gibt es?

Wenn es um E-Rechnungen geht, stößt Du oft auf zwei Begriffe, die besonders wichtig sind:

• XRechnung: Dieser Standard ist für den Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland Pflicht. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen über 1.000 Euro an öffentliche Stellen als XRechnung eingereicht werden. Dieser Standard stellt sicher, dass alle wichtigen Daten korrekt übertragen werden.
• ZUGFeRD: ZUGFeRD kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem lesbaren PDF-Dokument. Das ist praktisch, weil Du sowohl eine maschinenlesbare Datei für die automatische Verarbeitung hast als auch ein PDF, das Du einfach öffnen und anschauen kannst. Ideal, wenn Du Deine E-Rechnung manuell prüfen möchtest.

Wie stellst Du auf E-Rechnungen um?

Die Umstellung auf E-Rechnungen mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber mit dem richtigen Plan ist sie machbar. Hier sind die Schritte, die Du befolgen solltest:

1. Aktuelle Prozesse checken: Schau Dir an, wie Ihr momentan Rechnungen erstellt, verschickt und empfangt. Überlege, an welchen Stellen E-Rechnungen sinnvoll eingesetzt werden können.
2. Die richtige Software finden: Wähle eine Software, die zu Deinem Unternehmen passt und die Standards wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Viele ERP-Systeme haben bereits integrierte Lösungen.
3. Team schulen: Sorge dafür, dass Dein Team versteht, wie E-Rechnungen funktionieren und warum sie wichtig sind. Eine gute Schulung ist der Schlüssel für eine reibungslose Umstellung.
4. Testphase einplanen: Führe eine Pilotphase durch, in der Du E-Rechnungen mit einigen ausgewählten Kunden und Lieferanten testest. So kannst Du Probleme frühzeitig erkennen und beheben.
5. Vollständige Integration: Wenn alles gut läuft, kannst Du E-Rechnungen im gesamten Unternehmen einführen. Das bedeutet auch, dass Du Deine Workflows anpasst und sicherstellst, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

E-Rechnung einfach gemacht: Tipps und Tricks

Damit die Umstellung auf E-Rechnungen einfach und reibungslos läuft, gibt es ein paar Tipps, die Dir helfen können:

• Automatisierung nutzen: Automatisiere so viele Schritte wie möglich, um Fehler zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen.
• Manuelle Prüfung behalten: Wenn Du weiterhin eine E-Rechnung manuell prüfen möchtest, achte darauf, dass Deine Software dies unterstützt und Dir die Rechnung als PDF anzeigt.
• Up-to-date bleiben: Halte Deine Software und Prozesse immer auf dem neuesten Stand, damit Du rechtlich immer auf der sicheren Seite bist.

Die Zukunft gehört der E-Rechnung

E-Rechnungen sind die Zukunft – und sie bringen viele Vorteile mit sich. Egal, ob Du XRechnung für den Kontakt mit öffentlichen Auftraggebern nutzt oder ZUGFeRD für die einfache Integration und manuelle Prüfung bevorzugst, jetzt ist der beste Zeitpunkt, um die Umstellung zu starten.

Falls Du Unterstützung bei der Umstellung auf E-Rechnungen brauchst oder Informationen, die über diesen E-Rechnung Überblick hinaus gehen, stehe ich Dir als erfahrener IT-Berater zur Seite. Gemeinsam machen wir Deine Prozesse fit für die Zukunft. Melde Dich einfach für eine unverbindliche Beratung!