Umstellung auf E-Rechnung: Die besten Tools und Lösungen

Die Umstellung auf E-Rechnung ist in vielen Unternehmen ein zentrales Thema geworden. Mit dem nahenden Stichtag 01. Januar 2025, ab dem die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend wird, ist es entscheidend, die richtigen technischen Lösungen zu finden, um die Umstellung effizient und rechtskonform durchzuführen. In diesem Artikel geben wir Dir einen Überblick über die gängigsten Tools und Softwarelösungen, die Dir bei der Einführung der E-Rechnung helfen können.

Warum die Umstellung auf E-Rechnung so wichtig ist

Bevor wir in die Details der Tools eintauchen, sollten wir uns kurz in Erinnerung rufen, warum die Umstellung auf E-Rechnung für Unternehmen so wichtig ist. Ab 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Das bedeutet, dass Papier- oder PDF-Rechnungen, die nicht den neuen Standards entsprechen, nicht mehr akzeptiert werden. E-Rechnungen bieten aber auch Vorteile: Sie beschleunigen den Zahlungsprozess, reduzieren Fehler und helfen, Kosten zu senken.

Was sollte eine E-Rechnungslösung bieten?

Bei der Auswahl einer Softwarelösung zur Umstellung auf E-Rechnung solltest Du auf einige wichtige Funktionen achten:

• Kompatibilität mit gängigen Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD, CII und UBL.
• Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
• Integration in bestehende ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder Datev.
• Sicherstellung der Compliance mit gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzbestimmungen.
• Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe.

Gängige Tools und Softwarelösungen für die E-Rechnung

Hier ist eine Übersicht der gängigsten Tools und Lösungen, die Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung unterstützen:

1. DATEV E-Rechnungen
   • Beschreibung: DATEV bietet eine komplette Lösung zur Umstellung auf E-Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen. Das Tool unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD und lässt sich nahtlos in DATEV-Buchhaltungslösungen integrieren.
   • Vorteile: Einfach zu bedienen, besonders für Unternehmen, die DATEV bereits nutzen. Gute Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.
   • Ideal für: KMUs, die eine einfache und benutzerfreundliche Lösung suchen.
2. SAP Document Compliance
   • Beschreibung: SAP bietet mit „Document Compliance“ eine umfassende Lösung zur Automatisierung des gesamten Prozesses der elektronischen Rechnungsstellung. Sie unterstützt mehrere internationale Formate, darunter XRechnung und ZUGFeRD.
   • Vorteile: Perfekt für Unternehmen, die bereits SAP nutzen. Vollständige Integration in das SAP-Ökosystem, ideal für größere Unternehmen.
   • Ideal für: Große Unternehmen, die bereits mit SAP arbeiten.
3. Microsoft Dynamics 365 Finance
   • Beschreibung: Microsoft Dynamics 365 Finance bietet eine Lösung zur elektronischen Rechnungsstellung, die in die umfassenden ERP- und CRM-Systeme von Microsoft integriert ist. Sie unterstützt eine Vielzahl von Rechnungsformaten und ermöglicht eine nahtlose Umstellung.
   • Vorteile: Tiefe Integration in das Microsoft-Ökosystem, ideal für Unternehmen, die bereits Microsoft-Tools nutzen.
   • Ideal für: Unternehmen jeder Größe, besonders solche, die auf Microsoft Dynamics setzen.
4. Peppol Netzwerk
   • Beschreibung: Das Peppol-Netzwerk bietet eine offene Plattform, die Unternehmen hilft, elektronische Rechnungen und andere Dokumente sicher und standardisiert zu versenden und zu empfangen. Es wird häufig von öffentlichen Auftraggebern und internationalen Unternehmen genutzt.
   • Vorteile: Internationales Netzwerk, das mehrere Länderstandards unterstützt.
   • Ideal für: Unternehmen, die internationale Rechnungen versenden und empfangen.
5. Sage Business Cloud Accounting
   • Beschreibung: Sage bietet eine Cloud-basierte Buchhaltungslösung, die auch die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung erfüllt. Sie unterstützt die wichtigsten E-Rechnungsformate und lässt sich in bestehende Finanzprozesse integrieren.
   • Vorteile: Cloud-basiert, benutzerfreundlich, ideal für KMUs.
   • Ideal für: Kleine und mittlere Unternehmen, die eine einfache, cloudbasierte Lösung suchen.
6. Unified Post Group (ehem. Crossinx)
   • Beschreibung: Unified Post Group (ehem Crossinx) ist ein führender Anbieter von E-Invoicing-Lösungen in Europa. Das Tool unterstützt eine Vielzahl von Formaten, darunter XRechnung, ZUGFeRD und internationale Standards wie PEPPOL und UBL.
   • Vorteile: Vielseitig, unterstützt viele E-Rechnungsstandards, skalierbar für verschiedene Unternehmensgrößen.
   • Ideal für: Unternehmen aller Größen, die Flexibilität und Internationalität benötigen.
7. B2Brouter
   • Beschreibung: B2Brouter ist eine cloudbasierte Lösung, die speziell für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt wurde. Sie ermöglicht Unternehmen jeder Größe, Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL zu erstellen und zu versenden. Die Plattform bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und lässt sich ohne komplexe IT-Integrationen schnell einrichten.
   • Vorteile: Einfache Bedienung, keine großen Implementierungsaufwände, Unterstützung verschiedener internationaler Standards, geeignet für KMUs.
   • Ideal für: Kleine und mittlere Unternehmen, die eine schnelle und unkomplizierte Lösung für die elektronische Rechnungsstellung suchen.

Worauf Du bei der Implementierung von E-Rechnungen achten solltest

Die Wahl der richtigen Lösung hängt von Deinen spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Hier sind einige Punkte, die Du beachten solltest:

• Unternehmensgröße: Kleine Unternehmen benötigen oft einfachere und kostengünstigere Lösungen, während große Unternehmen umfassende, skalierbare Systeme benötigen.
• Bestehende Systeme: Die Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme ist ein entscheidender Faktor. Wenn Du beispielsweise SAP oder Microsoft Dynamics nutzt, bietet es sich an, eine Lösung zu wählen, die sich nahtlos in diese Systeme einfügt.
• Zukünftige Skalierung: Denke bei der Auswahl der Lösung auch an zukünftige Geschäftsanforderungen. Du solltest eine Lösung wählen, die mit Deinem Unternehmen wächst und sich an veränderte Anforderungen anpassen lässt.
• Compliance und Sicherheit: E-Rechnungslösungen müssen nicht nur funktional, sondern auch sicher und gesetzeskonform sein. Achte darauf, dass die Lösung die Datenschutzanforderungen erfüllt und alle rechtlichen Vorgaben abdeckt.

Die richtige Lösung für die Transition auf E-Rechnung finden

Die Umstellung auf E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt für Dein Unternehmen, und die Wahl der richtigen technischen Lösung ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Egal, ob Du eine Cloud-basierte Lösung, eine spezialisierte Software oder eine tiefe Integration in Dein ERP-System suchst – es gibt zahlreiche Optionen, die Deinen Anforderungen gerecht werden.

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um die Weichen zu stellen und Dein Unternehmen für die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung fit zu machen. Wenn Du Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung der richtigen Lösung benötigst, stehe ich Dir gerne zur Verfügung. Gemeinsam finden wir die ideale Lösung, um Dein Unternehmen auf die Umstellung auf E-Rechnung vorzubereiten.