XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zu Deinem Unternehmen?

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen, und zwei Formate stehen dabei besonders im Fokus: XRechnung und ZUGFeRD. Doch was sind die Unterschiede zwischen diesen beiden Standards? Und wie passen sie zu den weiteren Formaten CII und UBL? In diesem Artikel gehen wir tief in die Materie ein, um Dir zu helfen, die richtige Entscheidung für Dein Unternehmen zu treffen.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist ein strukturiertes, rein elektronisches Format, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Seit dem 27. November 2020 ist es Pflicht, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber über 1.000 Euro im XRechnung-Format zu versenden.

Merkmale der XRechnung:

• Ein XML-basiertes Format, das alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert enthält.
• Optimiert für die automatische Verarbeitung ohne visuelle Darstellung.
• Konform mit den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU.

Einsatzbereiche:

• Öffentliche Verwaltung: Pflicht für alle Rechnungen an öffentliche Stellen in Deutschland.
• B2G (Business-to-Government): Besonders geeignet für Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem PDF-Dokument. Dies ermöglicht es, sowohl eine maschinenlesbare Datei als auch ein lesbares Dokument zu erstellen.

• Merkmale von ZUGFeRD:
  • Hybridformat: Enthält ein PDF/A-3-Dokument, das die visuelle Darstellung der Rechnung und die XML-Daten zur maschinellen Verarbeitung integriert.
  • Flexibilität: Eignet sich für den Einsatz sowohl in automatisierten als auch in manuellen Prozessen.
  • Verschiedene Profile: Es gibt verschiedene ZUGFeRD-Profile (Basic, Comfort, Extended), die unterschiedliche Datenkomplexitäten abdecken.
• Einsatzbereiche:
  • B2B (Business-to-Business): Weit verbreitet in der Privatwirtschaft, besonders wenn eine visuelle Prüfung der Rechnung notwendig ist.
  • B2G: Kann ebenfalls für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber genutzt werden, sofern das Profil den Anforderungen entspricht.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zu Deinem Unternehmen?

Die Wahl zwischen XRechnung oder ZUGFeRD hängt stark davon ab, mit wem Du Geschäfte machst und welche Prozesse in Deinem Unternehmen bevorzugt werden.

Wähle XRechnung, wenn:

• Du regelmäßig Rechnungen an öffentliche Stellen in Deutschland sendest.
• Du eine 100%ige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung anstrebst.
• Du sicherstellen möchtest, dass Deine Rechnungen den strikten gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wähle ZUGFeRD, wenn:

• Du flexibel bleiben möchtest und sowohl maschinenlesbare als auch visuell prüfbare Rechnungen benötigst.
• Du mit Geschäftspartnern arbeitest, die auf manuelle Überprüfungen angewiesen sind.
• Du ein Format suchst, das in verschiedenen Prozessen und Systemen leicht integriert werden kann.

Was ist der Unterschied zwischen CII und UBL?

Neben XRechnung und ZUGFeRD gibt es noch zwei weitere wichtige Standards: CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language).

CII:

• Ein ISO-Standard, der von der UN/CEFACT entwickelt wurde.
• Wird häufig in globalen Lieferketten und von multinationalen Unternehmen verwendet.
• Besonders geeignet für komplexe Rechnungen, die detaillierte Daten enthalten.

UBL:

• Ein XML-basiertes Format, das von der OASIS-Organisation entwickelt wurde.
• Weit verbreitet in verschiedenen Ländern, insbesondere in der EU, für die B2B-Kommunikation.
• Flexibel und anpassbar, ideal für die Integration in unterschiedliche ERP-Systeme.

Wer nutzt welches Format?

XRechnung: Hauptsächlich von öffentlichen Auftraggebern und deren Lieferanten in Deutschland verwendet. Auch in anderen EU-Ländern werden ähnliche Formate genutzt, die auf den gleichen Prinzipien basieren.

ZUGFeRD: Häufig in der Privatwirtschaft in Deutschland genutzt, aber auch in Frankreich und Italien gibt es ähnliche hybride Formate wie Factur-X (Frankreich) und FatturaPA (Italien).

CII und UBL: CII ist vor allem in globalen Konzernen und internationalen Lieferketten beliebt, während UBL in vielen EU-Ländern als Standard für die elektronische Rechnung verwendet wird, z.B. in den Niederlanden und Belgien.

XRechnung oder ZUGFeRD – die richtige Wahl treffen

Die Entscheidung zwischen XRechnung oder ZUGFeRD hängt von den spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens ab. Wenn Du hauptsächlich mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest, ist XRechnung die klare Wahl. Für die B2B-Kommunikation und wenn Flexibilität gefragt ist, bietet ZUGFeRD eine hervorragende Lösung. Zudem sollten internationale Unternehmen die globalen Standards CII und UBL im Auge behalten.

Unabhängig davon, welches Format Du wählst, ist es wichtig, frühzeitig die Weichen zu stellen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung voll auszuschöpfen. Brauchst Du Unterstützung bei der Implementierung? Als erfahrener IT-Berater stehe ich Dir zur Seite und helfe Dir, das passende Format für Dein Unternehmen zu finden. Kontaktiere mich für eine unverbindliche Beratung!